Как выстроить KPI для тендерного отдела: профессиональный подход

Эффективность тендерного отдела напрямую отражается на финансовых и стратегических результатах компании. Правильное построение KPI позволяет оценивать результаты работы на трёх уровнях — компании, отдела и отдельного сотрудника — и обеспечивает прозрачность процессов, контроль исполнения планов и мотивацию сотрудников.

Уровень компании

KPI на уровне компании формулируются исходя из стратегических целей бизнеса и отражают общие результаты, которые важны для собственников и руководства:

• Выполнение плана продаж
  KPI показывает, насколько фактические продажи соответствуют плановым показателям. В тендерной деятельности это отражается через общий объём выигранных контрактов и их вклад в общий портфель заказов.
• Выручка
  Измеряется общий доход от тендеров за определённый период. Этот показатель позволяет оценить эффективность участия компании в закупках, а также выявить зоны роста или снижения доходности.
• Прибыль
  Важнейший финансовый KPI, который учитывает соотношение доходов и расходов. В закупочной деятельности он помогает контролировать маржинальность выигранных контрактов и эффективность использования задействованных ресурсов.

Цель уровня компании: определить эффективность стратегии участия в закупках и её влияние на финансовые результаты бизнеса.

Уровень отдела

На уровне тендерного отдела показатели KPI оценивают коллективные результаты и качество внутренних процессов. Они позволяют руководству контролировать эффективность команды и уровень организации работы:

• Количество выигранных тендеров
  Отражает успешность участия отдела в торгах. Важен не только объём, но и стабильность результатов по ключевым направлениям закупок.
• Сумма выигранных и исполненных тендеров
  Позволяет оценить финансовый вклад отдела в общий доход компании и выявить проблемные области по реализации контрактов.
• Качество ведения CRM и отчетности
  Этот KPI оценивает полноту и актуальность данных, своевременность внесения всей документации о заявках и выигранных тендерах, корректность отчетов. Высокое качество и полнота данных обеспечивают прозрачность процессов и удобство анализа деятельности бизнеса за интересующий период.

Цель уровня отдела: обеспечить системный контроль работы команды, повышение результативности участия в тендерах и оптимизацию внутренних процессов.

Уровень сотрудника

Индивидуальные KPI позволяют оценить личный вклад каждого специалиста, мотивируют сотрудников и помогают выявлять зоны для развития:

• Количество и суммы поданных заявок
  Показывает активность сотрудника и его вклад в процесс участия в тендерах.
• Количество и суммы выигранных закупок
  Оценивает результативность работы специалиста и его способность обеспечивать доход компании.
• Выполнение личного плана продаж
  Определяет, насколько сотрудник достигает поставленных целей по результатам ведения закупочной деятельности.
• Качество ведения CRM и отчетности
  Оценивает аккуратность, полноту и своевременность внесения данных в CRM и подготовки отчетов, что напрямую влияет на эффективность анализа и корректность управленческих решений.

Цель уровня сотрудника: мотивировать к достижению конкретных результатов, поддерживать высокое качество работы и формировать ответственность за свои показатели.

Вывод

Построение KPI на трёх уровнях обеспечивает:

• прозрачную систему контроля и анализа результатов;
• возможность точной оценки работы как отдела, так и каждого сотрудника;
• мотивацию персонала через понятные и достижимые цели;
• улучшение процессов и повышение эффективности ведения закупочной деятельности.

С помощью системы аналитики «МАРКЕР» вы сможете оптимизировать работу тендерного отдела, настроить точный и удобный контроль KPI. Сервис позволяет централизованно вести закупочные процессы, контролировать заявки, отслеживать исполнение контрактов и анализировать результаты, интегрировать данные сразу в CRM систему, что значительно повышает прозрачность и эффективность работы всей команды.

Подписывайтесь на наш телеграм-канал и будьте в курсе всех изменений и возможностей в мире госзакупок!

Группа МАРКЕР во Вконтакте.